Introduction
क्या आप एक Distribution Business चला रहे हैं और आपके ग्राहकों द्वारा Invoice के अस्वीकार होने की समस्या से जूझ रहे हैं? अगर हां, तो आप अकेले नहीं हैं। जब एक ग्राहक Purchase Order (PO) और Sales Order (SO) में अंतर के कारण Invoice को अस्वीकार करता है, तो यह केवल आपका सिरदर्द नहीं होता, बल्कि आपकी Working Capital भी प्रभावित होती है। इसी समस्या के समाधान के लिए एक मध्य-आकार के Distributor ने Automated PO-SO Matching की प्रक्रिया को अपनाया, जो उनके व्यवसाय के लिए एक Game Changer साबित हुआ। आइए, जानते हैं कैसे उन्होंने बिना किसी अतिरिक्त Headcount के इस चुनौती का सामना किया।
Full Article
Order Discrepancies के असली नुकसान
Order discrepancies अक्सर Shipping के बाद ही पता चलती हैं, खासकर जब आप महीने में हजारों Orders को प्रोसेस कर रहे होते हैं। एक Distributor के लिए, जो हर महीने 4,000 Orders प्रोसेस करता है, यह समस्या न केवल लागत बढ़ाती है, बल्कि Accounts Receivable Cycle को भी प्रभावित करती है। उनकी Accounting Team केवल $10,000 से अधिक के Orders की मैन्युअल जांच कर सकती थी, जिससे अधिकांश Shipments के लिए Discrepancies का जोखिम बढ़ जाता था।
जब Interest Rates 9% से अधिक हो, तो हर भुगतान में देरी आपके लिए महंगी साबित होती है। एक बार जब सामग्री Deliver हो जाती है, तो ग्राहक मुद्दों को हल करने में कोई जल्दबाजी नहीं करते। हर Invoice Revision से Payment Terms फिर से सेट हो जाते हैं, जिससे देरी और Working Capital Constraints का एक महंगा चक्र बनता है।
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Order Discrepancies को रोकना क्यों जटिल है?
Distribution में PO और SO को मिलाना केवल नंबरों की तुलना करने से अधिक है। ग्राहक अक्सर 10-inch 600-pound Stainless Steel को 10-inch 600# SS के रूप में दर्शाते हैं। कुछ ग्राहक दो पृष्ठों के PO भेजते हैं, जबकि अन्य 60 पृष्ठों के साथ जटिल शर्तें भेजते हैं। इसके अलावा, कई Plant Locations, विभिन्न Payment Terms, और Lot Charge Orders मिलाकर, Verification प्रक्रिया और भी जटिल हो जाती है।
Distributor का Order Processing Workflow Automation से पहले सामान्य था।
Order Discrepancies से उत्पन्न महंगे Downstream समस्याएँ
मैन्युअल रूप से SOs और POs की तुलना करते समय कई Downstream समस्याएं उत्पन्न होती थीं।
- केवल $10,000 से अधिक के Orders की ही मैन्युअल जांच होती थी।
- प्रत्येक मैन्युअल मिलान में Senior Accounting Manager के 30 मिनट का समय लगता था।
- छोटे Orders बिना Proper Verification के भेजे जाते थे, जो Hidden Risks के साथ आते थे।
- Discrepancies केवल Invoicing के दौरान ही सामने आती थीं, जिससे Invoice Rejections होती थीं।
- Working Capital और Accounts Receivable 60-90 दिनों के लिए ~9.5% Interest पर फंसे रहते थे।
Automated PO-SO Matching कैसे लागू किया गया
Distributor ने अपने Order Verification को Automated करने का निर्णय लिया। उन्होंने Nanonets से संपर्क किया, जो उनके Business Edge ERP और Document Management System के साथ Integrated हो गया। इससे Sales Team अपनी Existing Workflow को बनाए रखते हुए Automated Order Matching की प्रक्रिया में Discrepancies को पकड़ने लगा।
Implementation Process
हमने Distributor के साथ एक चरणबद्ध दृष्टिकोण अपनाया। हमने सबसे पहले $10,000 से अधिक के उच्च-मूल्य वाले Orders के साथ शुरुआत की।
- Sales Team ने Purchase Order प्राप्त किया और Sales Order को सामान्य रूप से बनाया।
- Purchase Order को Document Management System में Upload किया गया।
- सिस्टम ने नए Purchase Orders का स्वतः पता लगाया।
- सिस्टम ने Business Edge से संबंधित Sales Order विवरण निकाला।
- सिस्टम ने Sales Order विवरण की Purchase Order के खिलाफ Verification की।
- Discrepancies Shipping से पहले Flag की गईं।
Automated PO-SO Matching का प्रभाव
90 दिनों के भीतर, हमने Distributor को 90% STP (Straight Through Processing) Rate प्राप्त करने में मदद की।
Operational Improvements:
- Automated Order Matching के माध्यम से 17-18 Files को आसानी से प्रोसेस किया जा सकता था।
- Error Rates अब केवल 1-2 Issues प्रति Batch पर आ गए थे।
- Automated Checks पूरे Business Hours में चल रहे थे।
Financial Impact:
- Order Discrepancies को Shipping से पहले पकड़ा गया – जब Fixes आसान थे।
- Payment Delays को कम किया गया।
- Senior Accounting Talent को Strategic Work पर Redirect किया गया।
Distributors ने एक Dedicated Order Processing Position का निर्माण किया, जो उन Orders को संभालता था जिन्हें Human Review की आवश्यकता थी।
Conclusion
इस Distributor का अनुभव यह दर्शाता है कि कैसे Automation और Technology के उपयोग से Order Processing में Efficiency और Financial Health को सुधारना संभव है। PO-SO Matching को Automated करने से न केवल Operational Costs कम हुए, बल्कि Working Capital का बेहतर प्रबंधन भी हुआ। क्या आप भी अपने Distribution Business में ऐसे सुधारों की तलाश कर रहे हैं?
FAQs Section
1. Order Discrepancies क्या होती हैं?
Order Discrepancies तब होती हैं जब Purchase Order और Sales Order के बीच कोई अंतर होता है, जैसे कीमत, मात्रा, या उत्पाद विवरण में भिन्नता।
2. Order Discrepancies को कैसे रोक सकते हैं?
Order Discrepancies को रोकने के लिए Automated Systems का उपयोग करना चाहिए, जो Orders की जांच करने और Discrepancies को Shipping से पहले Flag करने में मदद करता है।
3. Automated PO-SO Matching का क्या लाभ है?
Automated PO-SO Matching से Operational Efficiency, Reduced Errors, और Improved Cash Flow जैसे लाभ होते हैं। यह समय बचाता है और मैन्युअल Errors को कम करता है।
4. क्या मुझे अपने Business में Automation लागू करने के लिए कोई विशेष Software की आवश्यकता है?
हां, Automation के लिए एक Reliable Software, जैसे Nanonets, की आवश्यकता होती है, जो आपके Existing Systems के साथ Integration कर सके।
5. क्या Automated Systems सभी प्रकार के Orders के लिए काम कर सकते हैं?
जी हां, Automated Systems को विभिन्न प्रकार के Orders और उनके Formats के साथ काम करने के लिए Customized किया जा सकता है।
Tags
Distribution, Order Discrepancies, Automation, PO-SO Matching, Business Efficiency, Cash Flow Management, Nanonets, ERP Integration
